Fasilitas mail merge adalah sebuh
fitur yg disediakan oleh Ms Word untuk membuat sau dokumen dengan banyak data.
Contoh penggunaan fasilitas ini adalah pembuatan surat masal, seperti surat
undangan, amplop undangan, label undangan dan sebagia fungsinya.
Berikut tata cara menggunakan
mail merge :
1. Siapkan
sebuah dokumen, sebagai contoh surat seperti berikut. Pada dokumen ini nantinya
akan ditambahkan nama, alamat, kota pada bagian yg telah disediakan.
2. Langkah
berikutnya adalah membuat data penerima dokumen massal. Klik Mailings à
Start Mail Merge à Step by Step Mail
Wizard sehingga muncul pane Mail merge disebelah kanan jendela aplikasi.
3. Pilih
Letters pada bagian Sheet document type, lalu klik Step 1 of 6, next : Starting Document
yg terdapat pada bagian bawah mail marge.
4. Pilih
Use the Current Document pada bagian
Select Starting Document, lalu klik Step 2 of 6, Next : Select Recipent yg
terdapat pada bagian bawah Mail merge.
5.
Pilih Type
a new list pada bagian Select Recipent, lalu klik Create sehingga muncul kotak pengaturan
6.
Data yg ingin dibuat adalah nama, alamat,
dan kota. Lakukan pengaturan untuk membuat data tersebut dengan mengklik Customize Colums sehingga muncul sebuah
kotak pengaturan lagi.
7.
Pilihlah salah satu field yg akan diganti,
misalnya klik First Name à
Rename, lalu ketik teks Nama dan klik.
8.
Lakukan langkah ke-7 mengganti field yg lain
misalnya Addres menjadi Alamat dan city menjadi kota.
9.
Langkah selanjutnya tempatkan field yg telah
diganti ke urutan atas pada kotak dialog. Klik field yg akan dinaikan
urutannya, kemudian klik beberapa kali tombol move up sampai pada posisi yg diinginkan, sehingga didapatkan
urutan field berada pada posisi dan klik OK.
10.
Mulailah mengisi data, mulai dari field Nama. Alamat, dan Kota. Untuk
menambahkan data baru, klik tombol New Entry.
11.
Klik OK dan simpanlah data ini pada folder
computer. Beri nama pada kolom file
name.
12.
Langkah selanjutnya, tempatkan pointer mouse
di posisi field akan ditempatkan pada dokumen. Klik Mailings à Insert Merge Field, kemudian
pilih field yg akan ditempatkan pada posisi tersebut. Lakukan langkah ini untuk
field yg lain sehingga didapatkan hasil seperti berikut.
13.
Setelah field ditempatkan pada posisinya,
untuk melihat hasilnya, klik icon Preview
Result, nama-nama penerima surat akan ditampilkan pada dokumen.
14.
Untuk melihat daftar nama penerima satu per
satu, gunakan tool yg telah disediakan pada grup preview result
Tidak ada komentar:
Posting Komentar